“La implantación de CIFRA en un centro educativo es un ejemplo claro de transformación digital”

La educación en el centro de todo y la tecnología al servicio de su gestión. Así se podría definir la misión de CIFRA Educación, una empresa de software de gestión de centros educativos que cuenta con más de 40.000 usuarios en España y tiene presencia en ocho comunidades autónomas. La aplicación móvil que proponen ofrece soluciones integrales que facilitan la vida a los profesores, estudiantes, familias y personal administrativo para las escuelas de nuestro país. Alejandro Trigos es el director de esta empresa ganadora de los Premios EmprendedorXXI en Cantabria, impulsados por CaixaBank a través de DayOne, su división especializada para empresas de tecnología, innovación y sus inversores.

¿Cómo surgió la idea de crear un software integral para centros educativos?

Anteriormente, nosotros nos dedicábamos a desarrollar soluciones de software para otro sector. Al explicar lo que hacíamos a familiares y amigos que trabajan en Educación, nos demandaron soluciones similares para su gestión diaria. Coincidió con un momento en el que buscábamos nuevos proyectos, así que estudiamos el mercado, la competencia y la viabilidad del proyecto. Decidimos ponernos a trabajar con el objetivo de convertirnos en uno de los principales proveedores de software de gestión para el sector educativo.

¿En qué puede ayudar al profesorado y a la dirección y administración de un centro educativo el uso de vuestro software?

CIFRA es una herramienta de uso cotidiano que ayuda principalmente al personal del centro a optimizar sus recursos y a reducir sus costes, no solo de recursos materiales sino de recursos humanos.

Además, ofrece un servicio de calidad y transparencia a las familias al disponer de toda la información que necesitan sin necesidad de utilizar al alumno como intermediario.

¿Cuál es la principal innovación que aporta CIFRA respecto a otras soluciones de software para la gestión educativa?

El uso de CIFRA agiliza la gestión del centro, permitiendo registros únicos de información que posteriormente pueden compartirse con el personal del centro que los necesite. Otra de las características de CIFRA es que hemos conseguido eliminar el papel ─con la reducción de costes que supone para nuestros clientes─, además de contribuir a mejorar su imagen por el servicio que prestan a las familias a través de nuestra aplicación.

Además, algo que nos distingue de otras soluciones es la disponibilidad de una app que funciona con notificaciones push (alertas que genera el dispositivo y avisan al usuario de que ha recibido alguna nueva comunicación por parte del centro).

La implantación de CIFRA en un centro educativo es un ejemplo claro de transformación digital.

¿Cuáles son las principales carencias que habéis detectado en la gestión de centros educativos en lo que se refiere al departamento de administración?

Nos ha llamado la atención el exceso de burocracia y la ineficacia con la que se resuelven ciertas gestiones en los centros educativos. En este aspecto, queda un largo camino por recorrer.

Proponemos una aplicación que permite a las familias hacer gestiones con los centros sin necesidad de acudir presencialmente, disponiendo de los documentos emitidos por el centro en nuestra app. Por poner un ejemplo, hoy ya no tiene sentido que un centro que emite recibos a las familias por los servicios que presta (comedor, transporte escolar, madrugadores…) dedique el tiempo de un administrativo a imprimirlos y enviarlos por correo postal a las familias. O que dedique un tiempo a la impresión de los boletines de notas, a su reparto entre los tutores académicos para que estos se los acaben entregando a los alumnos y, posteriormente, los alumnos se los entreguen a sus padres. Todo este proceso de publicación de los boletines de notas se realiza a través de CIFRA de una forma muy sencilla y directamente a los padres.

¿Qué herramientas proporciona CIFRA al personal del centro para superar estas carencias?

Entre las herramientas que ofrece CIFRA podemos destacar el Cuaderno Digital del Profesor, a través del que este puede realizar diferentes tareas como controlar la asistencia de los alumnos, evaluarlos, programar exámenes o deberes y comunicar resultados académicos o incidencias que pudieran darse en el aula.

Los profesores también disponen de un módulo de tutorías en el que aparece toda la información de sus alumnos, un panel de evaluación para la jefatura de estudios y la dirección del centro y un módulo de administración o de gestión económica para que la secretaría del centro pueda facturar a las familias los diferentes servicios que presta a los alumnos (comedor, transporte escolar, madrugadores, actividades extraescolares…).

¿Cómo ha sido la evolución de vuestro software?

Contamos con la colaboración de un comité de profesionales del sector de diferentes perfiles que nos asesoran a la hora de evolucionar nuestro software. Además, los usuarios de CIFRA nos trasladan continuamente sugerencias de mejora que también vamos implementando.

¿Qué beneficios ofrece a los estudiantes vuestra app?

Los estudiantes disponen en CIFRA de toda su información académica. Entre algunas de las funcionalidades que disponen destacan la consulta de sus horarios de clase, la programación de exámenes o deberes, la comunicación directa con su tutor a través de un servicio de mensajería o la disponibilidad de sus calificaciones, tanto a lo largo del curso como al final de las evaluaciones.

¿Cuáles son las principales novedades que estáis desarrollando en la actualidad?

Actualmente trabajamos en varios proyectos, entre los que destacan un servicio de gestión integral del comedor y del transporte escolar, el desarrollo de pasarelas de pago a través de la aplicación o la integración de esta con aplicaciones de terceros, como la GSuite de Google. En un futuro muy próximo abordaremos soluciones para la renovación de la matrícula online y de la tienda online.

¿Qué consejos le daríais a un emprendedor?

No es fácil dar consejos, ya que el éxito de cada proyecto depende de diferentes factores. Sin embargo, en términos generales, diría que es necesario ser consciente de que los resultados no se ven a corto plazo, y que la perseverancia es fundamental para alcanzar el éxito. Recomiendo medir cada decisión porque, aun así, surgen imprevistos que pueden poner en riesgo el proyecto. La anticipación y tener planes de contingencia permitirán resolver las dificultades que se vayan presentando.

¿Qué ha representado para CIFRA Educación ganar los Premios EmprendedorXXI?

El Premio Emprendedor XXI es en la actualidad uno de los galardones con mayor prestigio en el mundo del emprendimiento. Para nosotros, haber recibido este premio supone recibir el reconocimiento al potencial de nuestro proyecto, además de proporcionarnos una gran visibilidad.