Reuniones telemáticas: eficacia a distancia

Uno puede imaginarse a la gente del Paleolítico que pintó Altamira, la víspera de una jornada de caza, sentados en torno al fuego conversando: quiénes irían, con qué armas, dónde y cómo se colocarían… Hoy en día se organizan con perfecta normalidad reuniones telemáticas entre Singapur y Girona. Unas y otras tienen en común que se plantean y debaten los temas y se hace un reparto de tareas. Pero los retos para hacerlas útiles siguen siendo tan presentes ahora como entonces.

No en balde, las reuniones tienen fama de ser el modo más frecuente de perder el tiempo en el trabajo. Si algo no funciona, reunión. Si algo va estupendamente, reunión. Si hay un cliente nuevo, reunión. Si un cliente se marcha, reunión. Y, entretanto, las tareas se acumulan. Pero hay unos sencillos consejos que ayudan a que una reunión sea efectiva y que cobran aún más importancia cuando son telemáticas:

• Fijar un objetivo: saber qué se quiere resolver en la reunión y compartirlo previamente con cada asistente.
• Orden del día: establecer por anticipado qué temas se van a tratar, en qué orden y con cuales de los asistentes.
• Qué cuestiones hay que resolver: algunos puntos del orden del día pueden ser expositivos, pero si hay que tomar decisiones hay que saber de antemano sobre qué temas.
• Reparto de tareas: normalmente, cuando acaba la reunión hay trabajo que hacer y hay que indicar de forma clara quién se encargará de qué.
• Hacer un acta de la reunión: quedará por escrito y a disposición de todos los asistentes qué se ha tratado, qué acuerdos se han tomado y cuáles son los compromisos individuales en cuanto a las tareas. Hay que decidir de antemano quién se encargará de hacerla.

Estos consejos generales tienen ciertas particularidades cuando las reuniones se hacen desde una punta a otra del planeta. La primera es incluso de sentido común: si los asistentes están en distintos husos horarios hay que hacer la cita informando a qué huso se hace referencia. España es GMT+1 (o GMT +2 en verano).

Las herramientas de las que nos valemos para mantener reuniones telemáticas incluyen cada vez más funcionalidades. Hay algunas, como Skype o Hangouts, que son herramientas de chat y videollamada generalistas, cargadas de funcionalidades perfectamente válidas en el ámbito profesional.

Hay otras, como Webex, Huddle, Meetin.gs o Adobe Connect, que integran las videollamadas de las anteriores, pero tienen un perfil profesional, con la posibilidad de edición conjunta de documentos y proyectos, de compartir escritorio o ficheros, y que funcionan en todo tipo de dispositivos. Son, en la mayoría de los casos, herramientas de pago, pero su coste puede ser perfectamente asumible en las empresas si van a darle uso y se ajusta a sus necesidades.