Los gastos más comunes que se puede deducir un autónomo

Hay un importante listado de costes generados por la propia actividad laboral que los trabajadores por cuenta propia pueden deducirse

Se hacen cargo de sus desplazamientos por trabajo, de su propio lugar de trabajo y de todas las gestiones relacionadas con su actividad. Los trabajadores por cuenta propia deben hacer frente a un gran número de pagos por el mero hecho de ser autónomos. Sin embargo, tienen la oportunidad de deducirse algunos de ellos como gastos (IRPF) o desgravar su IVA. Se trata de una manera de reducir el desembolso que deben realizar para poder trabajar.

Esto no quiere decir que un autónomo pueda deducirse o desgravar cualquier gasto que haga. Solamente podrá hacerlo con aquellos relacionados con su actividad. Aunque hay muchos que son comunes a la mayoría de los autónomos, hay otros que son más específicos.

Por ejemplo, un aparejador podrá desgravar la compra del casco que utiliza en sus visitas a una obra. Sin embargo, no podrá deducirse su seguro del hogar si ejerce normalmente su actividad en un despacho externo. Por su parte, un programador informático que trabaje desde su casa sí podrá deducirse ese seguro, pero no podrá desgravar el vestuario que adquiera. Eso sí, si ambos cuentan con una web profesional para dar a conocer sus servicios, podrán deducirse algunos gastos como el alojamiento o el dominio.

A continuación, vamos a realizar un repaso de los gastos más habituales que suelen deducirse o desgravar los trabajadores autónomos en el ejercicio de su actividad. Eso sí, siempre conviene consultar previamente cada caso particular para saber si las deducciones y desgravaciones son aplicables a la actividad que se desarrolla.

Hoy, prácticamente todos los autónomos necesitan un ordenador para poder trabajar. Por eso, este es uno de los gastos más comunes de entre los que se deducen los trabajadores por cuenta propia. También lo son algunos dispositivos periféricos, como la impresora, el ratón o los discos duros externos. En este sentido, el software de gestión, programación o consulta que adquiera el autónomo para ejercer su trabajo se considera también un gasto de este tipo.

El diseño de la página web profesional, el servidor en que se aloja e incluso las imágenes y contenidos que se hayan tenido que comprar son gastos que también se pueden deducir, así como la publicidad online.

El teléfono móvil que utiliza el autónomo para hablar con clientes y proveedores, junto a la factura que emita la operadora contratada para usarlo, también entran en esta categoría.

La factura de internet se ha convertido asimismo en uno de los gastos que los autónomos se suelen desgravar de manera habitual.

Si el autónomo necesita contratar a algún profesional, como un abogado o un notario, como parte de su actividad, el gasto será deducible. Los cursos de formación que realice para mejorar sus aptitudes profesionales se consideran también una actividad relacionada con el negocio, por lo que se podrá desgravar su IVA.

Otro servicio que se puede considerar gasto deducible es el de gestoría. Incluso la cuota de autónomos que se paga cada mes lo es, así como las cotizaciones que se paguen por los empleados, las mutuas sanitarias privadas o las suscripciones y compras de publicaciones profesionales, tales como libros o revistas.

Los intereses de préstamos o los gastos de personal, como formación, dietas, gastos de viajes o pagas extraordinarias, también cuentan, así como las comisiones que cobran por su utilización medios de pago como Paypal. Los donativos a ciertas entidades también se pueden deducir.

Este es uno de los puntos que suelen generar más polémica. Muchos trabajadores autónomos consideran que, por el mero hecho de serlo, pueden deducirse por completo los gastos de gasolina y coche. Sin embargo, esto no es así, ya que depende en gran medida de la actividad que desempeñen.

De esta manera, lo más recomendable es deducirse únicamente el 50% de los gastos en gasolina, ya que para hacerlo al 100% será necesario demostrar que el vehículo se utiliza únicamente para uso profesional.

En el caso del coche, se podrá desgravar su IVA siempre y cuando se pueda demostrar que forma parte de la actividad del autónomo, como por ejemplo en el caso del transporte de viajeros y mercancías o en ciertas actividades comerciales. La cantidad que se puede desgravar también depende de la actividad.

Otros gastos relacionados con el desplazamiento que se pueden considerar deducibles son el parking o los relacionados con los viajes de negocios que se tengan que realizar, por ejemplo, para visitar a clientes o inversores o para acudir a congresos. En este caso, además, se podrán deducir las entradas para asistir, así como las de ferias y otros eventos del sector.

En el caso de las dietas, la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor en 2018, contempla que estos trabajadores se puedan descontar hasta 26,67 euros diarios de gasto directo en manutención. Eso sí, el pago debe realizarse en formato electrónico o con vales de comida en establecimientos de restauración y solo será efectivo en días laborables.

Muchos autónomos desarrollan su actividad desde su casa. En estos casos, existen algunos gastos relacionados que se pueden deducir en la parte proporcional que se utiliza de ella. Entre ellos se encuentran el seguro del hogar, el IBI, la parte proporcional del pago del alquiler o hipoteca y los gastos de comunidad. La luz, el agua y la electricidad se pueden desgravar, aunque solo se podrá hacer en parte.

En cuanto a materiales de oficina como cuadernos, carpetas, bolígrafos o clips, también se podrá desgravar su compra, al igual que la de las tarjetas de visita. Las actividades que requieran vestuario profesional, como cascos, botas o chalecos, también podrán desgravar su adquisición.

Junto a estos, hay muchos otros gastos que se pueden deducir o desgravar. En este punto, conviene tener en cuenta que, en caso de inspección, habrá que convencer a Hacienda de que los gastos deducidos tienen relación directa con la actividad del autónomo. Para ello será necesario acreditarlo debidamente, por lo que conviene no caer en la tentación de declarar gastos que no se puedan justificar. La información y el sentido común, como siempre, son los que deben prevalecer.