Cómo organizar un evento sostenible

Un evento sostenible es aquel que se planifica, organiza y ejecuta teniendo en cuenta el impacto ambiental, social y económico que genera. De hecho, los eventos sostenibles tienen mucho sentido para las empresas. Su compromiso con la sostenibilidad no solo es cuestión de su actividad interna, sino que debe mostrarse en todo lo que hace, y esto incluye los eventos que organiza.

Para que un evento se pueda considerar sostenible, debe garantizar que los impactos ambientales y sociales negativos se minimizan, mientras que se maximizan los positivos. Esto parece complicado, pero se puede conseguir. De hecho, hay dos factores clave que ayudarán a conseguirlo.

Por un lado, es importante asegurarse de que la sostenibilidad esté presente durante todo el proceso. Es decir, desde que se conceptualiza el evento hasta que se evalúa su resultado después de su celebración. La elección del formato y del lugar, la contratación del servicio de catering o los temas que se van a tratar, todo debe partir de los principios de la sostenibilidad para garantizar el éxito y la coherencia del evento.

Por otro lado, todos los agentes implicados, desde los proveedores hasta los asistentes, deben sentirse partícipes para que un evento se desarrolle de manera realmente sostenible, una implicación que debe partir del promotor del encuentro, es decir, de quien organiza el evento.

Lo mejor para entender cómo se pueden trasladar los principios de la sostenibilidad a un evento es ver algunos ejemplos prácticos. De la accesibilidad de la sede al tratamiento de los residuos que se produzcan, son muchos los factores que se pueden tener en cuenta para promover esa sostenibilidad. Recordemos que se trata de maximizar los impactos positivos y reducir los negativos.

La accesibilidad de un evento tiene un efecto profundo sobre su sostenibilidad. Que un evento sea accesible significa que cualquier persona pueda participar, sin importar sus circunstancias. Por eso es importante conocer los requerimientos especiales de los asistentes antes de celebrar el evento (accesibilidad, movilidad, alimentación, etc.). Asegurar una accesibilidad universal para personas con movilidad reducida, discapacidad visual y auditiva es imprescindible para facilitar su plena participación.

Cuando se organiza un evento sostenible, uno de los primeros puntos que hay que analizar son los modos de transporte en los que llegarán los invitados. ¿Hay transporte público en las inmediaciones? ¿Podrán llegar paseando, que es lo óptimo para un evento presencial?

En esta tabla se puede observar el impacto de la movilidad de cada persona dependiendo del medio de transporte, entre ellos:

• 18 gCO₂/km en bicicleta.
• 22 gCO₂/km en bus eléctrico.
• 210 gCO₂/km en un coche a gasolina.

Algunos eventos, para evitar el uso de coche particular, cuentan con autobuses de ruta. Otros van más allá y se plantean la gran pregunta: ¿es realmente necesario que el evento sea presencial?

Una videollamada emite 157,3 gCO₂/h, cientos de veces menos que mover un único coche. Las videoconferencias y/o el streaming para seguir el evento son alternativas que deben considerarse siempre.

Muchos eventos cuentan con catering y algo de comida. Preguntarse de dónde vienen los alimentos, cuántos kilómetros han recorrido o cómo han sido cultivados es clave en materia de sostenibilidad. Esto es así porque la alimentación es uno de los sectores de mayor impacto global. Dos ejemplos:

• Incluir productos locales o de kilómetro cero. De esta forma se reduce el impacto ambiental y se incentiva la economía local.
• Si el agua del grifo es saludable, es mejor disponer de jarras y vasos de cristal que de botellas PET.

En este punto, ayuda que el catering contratado trabaje con alguna Empresa B reconocida por su sostenibilidad ambiental y social, que haga uso de productos locales y de temporada o que trabaje con bancos de alimentos.

Con frecuencia, los eventos se caracterizan por la entrega de material muy poco útil y de calidad dudosa. Bolígrafos que no pintan del todo bien y pendrives de baja capacidad son algunos ejemplos. ¿Tienen sentido? Para un evento sostenible, conviene analizar los obsequios a los asistentes y priorizar el merchandising ecológico, por ejemplo:

• Cuadernos de papel reciclado y reciclable, cuyo material sea útil y pueda transformarse de nuevo al final de su vida útil.
• Bolsas de algodón reutilizables miles de veces. Aunque inicialmente un objeto como este suponga cierto impacto, cuanto más se utilice, menor será su huella anual.
• Cepillos de dientes de bambú en vez de polímero, evitando plásticos y sus efectos sobre el medioambiente. El bambú es un material natural, biodegradable y compostable, de rápido crecimiento y con una gran capacidad de absorción de CO₂.

En general, será más sostenible un evento que evite el uso de productos innecesarios, de muy pocos usos o de materiales poco ecológicos como el plástico.

El informe El sistema eléctrico español, en su resumen de energías renovables, señala que solo el 42,2 % de la energía consumida en España es de origen renovable. Por ello, preguntarse de dónde obtiene la energía el espacio donde se realizará el evento es relevante, optando por espacios que compren energía 100 % verde e incluso que dispongan de placas solares o formen parte de una comunidad energética.

Hablar de sostenibilidad en un evento, aunque no sea su tema principal, sin duda supone una ayuda al medioambiente. Por ello, nunca está de más abrir o cerrar con algunas palabras que ayuden a tomar conciencia sobre la actual crisis climática y sus múltiples soluciones. No es necesario caer en el pesimismo ni abrazar el tecnooptimismo. Hay mucho que hacer.

Comunicar el compromiso con la sostenibilidad del encuentro o sensibilizar a los asistentes sobre las buenas prácticas ambientales y sociales son algunos puntos a favor del evento sostenible. Esto es así incluso en los casos en los que, por motivos técnicos, no haya sido posible cumplir algunos puntos mínimos.

Resulta interesante disponer de contenedores de recogida de diferentes restos: papel y cartón, envases, cristal e incluso residuos electrónicos. Es posible colaborar con profesionales de la recogida e incluso ONG que busquen elementos como teléfonos antiguos o ropa usada, entre otros.

Son muchos los factores que pueden ayudar al desarrollo de eventos sostenibles y no resultan excesivamente costosos. La clave consiste en dejarse guiar por la sostenibilidad desde el principio y hasta el final.