Poner en marcha un negocio significa mucho más que desarrollar una actividad económica determinada. No importa si es un pequeño restaurante con encanto, un despacho profesional o una empresa de logística con varios vehículos. Si has decidido emprender, tendrás que familiarizarte con un nuevo argot: el que habla tu gestor. Entenderte con él será fundamental para el éxito de tu empresa.
Existen algunos conceptos básicos que serán habituales en tus relaciones con la gestoría. Por eso, te interesa saber qué significan expresiones como amortización, flujo de caja o desgravación, que te acompañarán durante toda la vida de tu negocio.
El balance general es un instrumento fundamental de cualquier empresa, que se debe actualizar de manera obligatoria y como mínimo una vez al año. Lo más habitual es delegar su elaboración en una gestoría, aunque por su importancia conviene saber en qué consiste.
El balance general es una fotografía que permite conocer la situación financiera de la empresa en un momento dado. Comparar los balances realizados cada año es una de las herramientas que ayudan a ver la evolución del negocio.
El balance está compuesto por dos partes, que deben tener el mismo valor: el activo, que es el conjunto de bienes y derechos que pertenecen a la empresa, y el pasivo, que no es otra cosa que los recursos con los que se financia ese activo.
Lo mejor para comprender qué son el activo y el pasivo es ver algunos ejemplos. Así, pueden formar parte del activo la maquinaria, los ordenadores, un local, las mercancías, las inversiones, una factura pendiente de cobrar o el dinero de que dispone la empresa en una cuenta bancaria. En el pasivo se situarían conceptos como un préstamo bancario, el capital aportado por los socios o una deuda con un proveedor.
Aunque la palabra amortización se suele escuchar habitualmente, este concepto no siempre queda claro. Conocer su significado es esencial para una empresa o autónomo, especialmente si han solicitado un préstamo para ponerse en marcha.
En el caso de un préstamo, la amortización se refiere a la devolución de capital por parte de la persona o entidad que lo ha solicitado. La amortización puede realizarse con el pago de cuotas de manera periódica o mediante pagos extraordinarios.
También se emplea el término amortización para referirse a activos. Por ejemplo, si una empresa compra bienes que pueden durar un tiempo, como pueden ser muebles o maquinaria, el gasto que se realiza se puede dividir en varios años. Eso sería también una amortización.
Los términos desgravación y deducción son de uso habitual al hablar con una gestoría. Tienden a utilizarse indistintamente, aunque en rigor se refieren a cosas distintas. Eso sí, ambos se suelen emplear para referirse a los impuestos a los que debe hacer frente una compañía o un autónomo.
Básicamente, una deducción fiscal se refiere al porcentaje que se resta, acorde con la ley, de la cantidad que se debe pagar por un tributo. La desgravación, por su parte, consiste en reducir la base imponible que se ve sometida a ese tributo y que influye a la hora de determinar la cantidad que se paga por él.
En definitiva, ambas sirven para reducir lo que una empresa o autónomo debe pagar por un impuesto determinado, aunque lo hagan de maneras distintas.
La tramitación del IVA es una gestión frecuente, que se repite normalmente cada tres meses. Aunque existen herramientas que facilitan la declaración del IVA a autónomos y empresarios, es muy habitual que sea un gestor quien se encargue de este trámite.
Para ello, solicitará que le envíen las facturas recibidas y emitidas durante un trimestre para calcular la diferencia entre el IVA soportado y el repercutido.
Si el IVA repercutido es mayor que el soportado, el resultado será positivo y el autónomo o empresa tendrán que abonar esa diferencia a Hacienda. Por el contrario, si el soportado (y deducible) supera al repercutido, el resultado será negativo y Hacienda tendrá que devolverle esa diferencia.
En este ámbito, existe una figura que conviene conocer: la compensación del IVA. Se trata de un concepto que aplica Hacienda en el caso de las declaraciones trimestrales. Básicamente, en lugar de devolver inmediatamente el dinero en el caso de una declaración de IVA negativa, Hacienda lo va compensando en las declaraciones de trimestres sucesivos.
Al llegar al final del ejercicio, si el resultado de estas compensaciones sigue siendo negativo, se puede solicitar la devolución, o bien que se siga compensando en las liquidaciones del siguiente ejercicio.
El flujo de caja es otro de los conceptos que conviene tener muy presente. De hecho, es muy importante que emprendedores y autónomos lo controlen, ya que ofrece una idea de la capacidad real de la empresa para pagar sus deudas. O, lo que es lo mismo, de su salud económica.
Si un gestor o asesor nos habla sobre el flujo de caja de nuestra empresa, se referirá a las salidas y entradas netas de dinero que ha tenido en un periodo determinado. Sirve para controlar el dinero que hay disponible.
En concreto, el flujo de caja neto, que se calcula al restar gastos de ingresos, es muy útil para medir el grado de liquidez de la empresa.
Si el flujo de caja neto es positivo, habrá un superávit porque los ingresos superan a los gastos. En caso contrario, hablaríamos de un déficit.
Conocer su estado permite tomar decisiones tan importantes como saber cuánta mercancía se puede comprar, si se puede o no comprar o cobrar al contado, si podemos liquidar las deudas en el plazo estipulado o incluso reinvertir parte del superávit en nuevos proyectos.
Todos estos conceptos ayudan cada día a miles de empresarios y autónomos a tomar mejores decisiones sobre sus negocios y a seguir adelante.
