Com organitzar un esdeveniment sostenible

Un esdeveniment sostenible és aquell que es planifica, s’organitza i s’executa tenint en compte l’impacte ambiental, social i econòmic que genera. De fet, els esdeveniments sostenibles tenen molt sentit per a les empreses. El seu compromís amb la sostenibilitat no només és qüestió de la seva activitat interna, sinó que s’ha de mostrar en tot el que fa, i això inclou els esdeveniments que organitza.

Perquè un esdeveniment es pugui considerar sostenible, ha de garantir que els impactes ambientals i socials negatius es minimitzen, mentre que es maximitzen els positius. Això sembla complicat, però es pot aconseguir. De fet, hi ha dos factors clau que ajudaran a aconseguir-ho.

D’una banda, és important assegurar-se que la sostenibilitat estigui present durant tot el procés. És a dir, des que es conceptualitza l’esdeveniment fins que se n’avalua el resultat després que s’hagi celebrat. L’elecció del format i del lloc, la contractació del servei de càtering o els temes que es tractaran, tot ha de partir dels principis de la sostenibilitat per garantir l’èxit i la coherència de l’esdeveniment.

D’altra banda, tots els agents implicats, des dels proveïdors fins als assistents, s’han de sentir partícips perquè un esdeveniment es desenvolupi de manera realment sostenible, una implicació que ha de partir del promotor de la trobada, és a dir, de qui organitza l’esdeveniment.

La millora manera per entendre com es poden traslladar els principis de la sostenibilitat a un esdeveniment és veure’n alguns exemples pràctics. De l’accessibilitat de la seu al tractament dels residus que es produeixin, són molts els factors que es poden tenir en compte per promoure aquesta sostenibilitat. Recordem que es tracta de maximitzar-ne els impactes positius i reduir-ne els negatius.

L’accessibilitat d’un esdeveniment té un efecte profund sobre la seva sostenibilitat. Que un esdeveniment sigui accessible significa que qualsevol persona pugui participar-hi, sense que n’importin les circumstàncies. Per això, és important conèixer els requeriments especials dels assistents abans de celebrar l’esdeveniment (accessibilitat, mobilitat, alimentació, etc.). Assegurar una accessibilitat universal per a persones amb mobilitat reduïda, discapacitat visual i auditiva és imprescindible per facilitar-ne la plena participació.

Quan s’organitza un esdeveniment sostenible, un dels primers punts que cal analitzar són els mitjans de transport en què arribaran els convidats. Hi ha transport públic als voltants? Podran arribar caminant, que és la manera òptima per a un esdeveniment presencial?

En aquesta taula, es pot observar l’impacte de la mobilitat de cada persona depenent del mitjà de transport, entre aquests:

• 18 gCO2/km amb bicicleta.
• 22 gCO2/km en bus elèctric.
• 210 gCO2/km en un cotxe de gasolina.

Alguns esdeveniments, per evitar l’ús del cotxe particular, disposen d’autobusos de ruta. D’altres van més enllà i es plantegen la gran pregunta: és realment necessari que l’esdeveniment sigui presencial?

Una videotrucada emet 157,3 gCO2/h, centenars de vegades menys que moure un sol cotxe. Les videoconferències o el streaming per seguir l’esdeveniment són alternatives que s’han de tenir sempre en consideració.

Molts esdeveniments disposen de càtering i alguna cosa per menjar. Preguntar-se d’on venen els aliments, quants quilòmetres han recorregut o com han estat cultivats és clau en matèria de sostenibilitat. Això és així perquè l’alimentació és un dels sectors amb més impacte global. Dos exemples:

• Incloure productes locals o de quilòmetre zero. D’aquesta manera, es redueix l’impacte ambiental i s’incentiva l’economia local.
• Si l’aigua de l’aixeta és saludable, és millor disposar de gerres i gots de vidre que d’ampolles PET.

En aquest punt, ajuda que el càtering contractat treballi amb alguna Empresa B, reconeguda per la seva sostenibilitat ambiental i social, que faci ús de productes locals i de temporada o que treballi amb bancs d’aliments.

Sovint, els esdeveniments es caracteritzen per l’entrega de material molt poc útil i de qualitat dubtosa. Bolígrafs que no pinten del tot bé i pendrive de baixa capacitat són alguns exemples. Tenen sentit? Per a un esdeveniment sostenible, convé analitzar els obsequis als assistents i prioritzar el merchandising ecològic, per exemple:

• Quaderns de paper reciclat i reciclable, el material dels quals sigui útil i es pugui tornar a transformar al final de la seva vida útil.
• Bosses de cotó reutilitzables milers de vegades. Encara que inicialment un objecte com aquest suposi un cert impacte, com més s’utilitzi, més petit serà el seu rastre anual.
• Raspalls de dents de bambú en comptes de polímer, per evitar els plàstics i els seus efectes sobre el medi ambient. El bambú és un material natural, biodegradable i compostable, de creixement ràpid i amb una gran capacitat d’absorció de CO₂.

En general, serà més sostenible un esdeveniment que eviti l’ús de productes innecessaris, amb molt pocs usos o de materials poc ecològics com el plàstic.

L’informe El sistema elèctric espanyol, en el seu resum d’energies renovables, assenyala que només el 42,2 % de l’energia consumida a Espanya és d’origen renovable. Per això, preguntar-se d’on obté l’energia l’espai on es farà l’esdeveniment és rellevant, per optar per espais que comprin energia 100 % verd i fins i tot que disposin de plaques solars o formin part d’una comunitat energètica.

Parlar de sostenibilitat en un esdeveniment, encara que no en sigui el tema principal, sens dubte suposa una ajuda al medi ambient. Per això, mai no és sobrer obrir o tancar amb algunes paraules que ajudin a prendre consciència sobre la crisi climàtica actual i les seves múltiples solucions. No és necessari caure en el pessimisme ni abraçar el tecnooptimisme. Hi ha molt per fer.

Comunicar el compromís amb la sostenibilitat de la trobada o sensibilitzar els assistents sobre les bones pràctiques ambientals i socials són alguns punts a favor de l’esdeveniment sostenible. Això és així fins i tot en els casos en què, per motius tècnics, no hagi estat possible complir alguns punts mínims.

Resulta interessant disposar de contenidors de recollida de diferents restes: paper i cartó, envasos, vidre i fins i tot residus electrònics. És possible col·laborar amb professionals de la recollida i fins i tot ONG que cerquin elements com a telèfons antics o roba usada, entre d’altres.

Són molts els factors que poden ajudar al desenvolupament d’esdeveniments sostenibles i no resulten excessivament costosos. La clau consisteix a deixar-se guiar per la sostenibilitat des del principi i fins al final.